Politik om databehandling

Denne politik om databehandling beskriver, hvordan Hairplant indsamler og behandler personoplysninger om dig, og hvilke rettigheder du har som registreret. En del af de oplysninger, vi behandler, er helbredsoplysninger. Hairplant har derfor fuldt fokus på at beskytte dem og på at overholde databeskyttelsesreglerne.

Politikken gælder for dig, der er kunde eller patient hos Hairplant, har booket en konsultation, skriver med os i appen eller på hjemmesiden, eller besøger hairplant.dk. I politikken betyder "du" dig som person, og "vi", "os" og "Hairplant" betyder Hairplant ApS.

Hairplant ApS er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR), databeskyttelsesloven og anden relevant lovgivning.

1. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

1a. Vi indsamler forskellige typer personoplysninger

Afhængigt af, hvordan du bruger vores ydelser, indsamler vi blandt andet:

• Identifikations- og kontaktoplysninger, fx navn, fødselsdato, e-mail, telefonnummer, adresse og land.
• Helbredsoplysninger, som er en særlig kategori af personoplysninger, fx billeder af dit hår og din hovedbund, dine svar i helbredsskemaet, medicin, tidligere behandlinger og oplysninger om din behandling og dit efterforløb.
• Oplysninger om din booking og behandling, fx tidspunkt for konsultationen, valgt pakke, behandlingsdato og rejseplan.
• Økonomiske oplysninger, fx betalinger, depositum, afbetalingsaftale og fakturaer. Vi ser aldrig dine kortoplysninger.
• Kommunikation, fx beskeder, billeder og lydbeskeder i chatten samt e-mails og sms'er.
• Tekniske oplysninger, fx IP-adresse, enhed, browser og oplysninger om, hvordan du bruger hjemmesiden og appen.
• Dine samtykker og valg, fx om du har givet samtykke til AI-assistenten, og hvilke cookies du har tilladt.

Bemærk, at eksemplerne ikke er en udtømmende liste.

1b. Vi indsamler personoplysninger fra forskellige kilder

Fra dig. De fleste oplysninger får vi fra dig selv, når du booker en konsultation, udfylder vores skemaer, skriver med os eller bruger appen.

Fra tredjeparter. Vi kan også modtage oplysninger om dig fra:

• vores partnerklinik i Istanbul, der udfører din behandling, fx om behandlingens forløb
• udbydere af betaling og afbetaling, fx om en betaling er gennemført
• Meta og Google, når du kommer til hjemmesiden fra en annonce og har givet samtykke til markedsføring, i form af et klik-id
• Calendly og Typeform, når du booker eller udfylder et skema gennem dem.

1c. Chat og AI-assistent

Du kan skrive med os i appen og i chatten på hjemmesiden. Vores medarbejdere læser og besvarer beskederne, og samtalen gemmes, så vi kan følge op og dokumentere, hvad der er aftalt.

Vi bruger en AI-assistent til at foreslå svar og, når du har sagt ja til det, svare dig direkte. Den læser kun din chat, hvis du har givet samtykke:

• I appen spørger vi dig i chatten. Du kan ændre dit valg når som helst samme sted.
• På hjemmesiden sætter du selv fluebenet, før du starter chatten.

Før teksten sendes til AI-tjenesten, erstatter vi dit navn, din e-mail og dit telefonnummer med pladsholdere. AI'en ser aldrig dine billeder. Anthropic må ikke bruge oplysningerne til at træne sine modeller. Svar fra AI'en er mærket, og spørgsmål, den ikke kan besvare, giver den videre til en medarbejder.

Vi gemmer svar, som vores medarbejdere har godkendt, som eksempler, AI'en kan lære af. De bliver først gjort anonyme, så de ikke kan føres tilbage til dig. Siger du nej til AI-assistenten, svarer en medarbejder dig som altid.

2. Hvordan bruger vi dine personoplysninger, og på hvilket retsgrundlag?

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et retsgrundlag for det, og kun de oplysninger, der er nødvendige for det enkelte formål.

2a. Når det er nødvendigt for at indgå eller opfylde en aftale med dig

Vi behandler personoplysninger for at kunne levere de ydelser, du har bedt om, fx for at:

• booke og afholde din konsultation
• planlægge din behandling og din rejse sammen med klinikken
• følge dit efterforløb i appen
• besvare dine spørgsmål i chat, e-mail og sms
• sende dig påmindelser og praktisk information
• opkræve betaling, depositum og afdrag.

2b. Når det er nødvendigt for at overholde vores retlige forpligtelser

Vi behandler personoplysninger, når lovgivningen kræver det, fx for at:

• opbevare regnskabsmateriale efter bogføringsloven
• dokumentere de samtykker, du har givet
• besvare henvendelser fra myndigheder.

2c. Når det er nødvendigt for at forfølge vores legitime interesser

Vi behandler personoplysninger, når vi har en legitim interesse i det, og så længe den ikke går forud for dine interesser eller rettigheder. Det gælder fx, når vi:

• besvarer din henvendelse, før du er blevet kunde
• driver og sikrer hjemmesiden og appen, herunder med serverlogs
• laver statistik over besøg uden cookies
• forbedrer vores kundeservice og AI-assistenten med anonymiserede eksempler
• fastlægger, gør gældende eller forsvarer et retskrav.

2d. Når du har givet dit samtykke

Vi beder om dit samtykke, før vi behandler oplysninger til disse formål:

• helbredsoplysninger og billeder i din hårprofil, før konsultationen (udtrykkeligt samtykke)
• AI-assistentens læsning af din chat
• cookies til statistik og markedsføring, se Cookiepolitik
• besked til Meta og Google om, at du har booket en konsultation (udtrykkeligt samtykke)
• før- og efterbilleder af dig på hjemmesiden (skriftligt samtykke).

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket, før du tilbagekaldte det.

2e. Særligt om helbredsoplysninger

Helbredsoplysninger behandler vi med særlig omhu. Vi behandler dem på grundlag af dit udtrykkelige samtykke eller, når de indgår i din behandling og dit efterforløb, fordi det er nødvendigt af hensyn til sundhedsbehandling. Kun de medarbejdere, der skal bruge oplysningerne i deres arbejde, har adgang til dem.

3. Hvordan bruger vi automatiske afgørelser?

Vi træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde påvirker dig betydeligt.

AI-assistenten besvarer spørgsmål og foreslår svar til vores medarbejdere. Den afgør ikke, om du kan få en behandling, hvad den koster, eller om du kan få rabat. Den slags afgørelser træffer vores medarbejdere. Du kan altid bede om at tale med en medarbejder i stedet.

4. Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?

Vi sælger aldrig dine personoplysninger. Vi videregiver dem kun, når det er nødvendigt for de formål, der er beskrevet i denne politik, eller når lovgivningen kræver det. Modtagerne kan inddeles i disse grupper:

• Klinikken, der udfører behandlingen. Vores partnerklinik i Istanbul i Tyrkiet modtager de oplysninger, der er nødvendige for at planlægge og udføre din behandling.
• Myndigheder, fx Skattestyrelsen og politiet, når vi er forpligtet til det.
• Annoncepartnere. Meta og Google modtager oplysninger om dit besøg og, hvis du har givet samtykke, om din booking. De bruger oplysningerne under deres egne vilkår, se Cookiepolitik.
• Leverandører (databehandlere), som behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks. Vi indgår en databehandleraftale med hver af dem, og de er underlagt tavshedspligt.

Overførsel af personoplysninger til tredjelande

Nogle modtagere behandler oplysninger uden for EU og EØS, især i USA og i Tyrkiet, hvor din behandling finder sted. Sådanne overførsler sker kun, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:

• EU-Kommissionen har fastslået, at landet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. For USA gælder det virksomheder, der er certificeret under EU-USA-rammeaftalen om databeskyttelse (Data Privacy Framework).
• Vi har indgået EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med modtageren, eventuelt suppleret med yderligere sikkerhedsforanstaltninger.
• Der gælder en særlig undtagelse, fx at overførslen er nødvendig for at opfylde aftalen om din behandling, eller at du har givet dit udtrykkelige samtykke.

Du kan få en kopi af grundlaget for en overførsel ved at kontakte os.

5. Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?

Vi bruger de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod at blive ødelagt, gå tabt, blive ændret eller komme til uvedkommendes kendskab. Blandt andet:

• Al trafik mellem din enhed og os er krypteret, og databasen er krypteret, hvor den ligger i Irland.
• Kun Hairplants egne medarbejdere har adgang til chats, bookinger og billeder, og hver medarbejder har kun adgang til det, rollen kræver.
• Dine billeder og lydbeskeder opbevares i lukket lager og vises kun via links, der udløber.
• Før AI-assistenten læser en chat, erstatter vi navne, e-mail og telefonnummer med pladsholdere.
• Push-beskeder på din telefon viser ikke indholdet af beskeden.

Sker der et brud på persondatasikkerheden, som kan indebære en høj risiko for dig, underretter vi dig og Datatilsynet, som lovgivningen kræver.

6. Hvad er dine rettigheder?

Som registreret har du en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Det koster ikke noget at bruge dem.

a) Ret til indsigt

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad vi bruger dem til, og hvor de kommer fra. Du kan også få en kopi af oplysningerne, herunder din chat. Din ret til indsigt kan være begrænset af lovgivningen eller af hensyn til andres rettigheder.

b) Ret til berigtigelse

Du har ret til at få rettet ukorrekte oplysninger om dig og til at få ufuldstændige oplysninger fuldstændiggjort.

c) Ret til sletning

Du har ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis:

• oplysningerne ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til
• du tilbagekalder dit samtykke, og der ikke er et andet retsgrundlag
• du gør indsigelse mod behandlingen, og vi ikke har legitime grunde, der går forud
• behandlingen er ulovlig.

Vi kan dog være forpligtet til at opbevare oplysninger efter lovgivningen, fx regnskabsmateriale.

d) Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at få begrænset behandlingen, fx mens vi undersøger, om oplysningerne er korrekte, eller om en indsigelse er berettiget. Vi må da kun opbevare oplysningerne.

e) Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesser. Du kan altid gøre indsigelse mod, at vi bruger dine oplysninger til direkte markedsføring.

f) Ret til at tilbagekalde dit samtykke

Har du givet samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde det. Samtykket til AI-assistenten ændrer du i chatten i appen eller ved at kontakte os. Dit cookie-valg ændrer du med knappen "Skift cookie-indstillinger" i vores Cookiepolitik.

g) Ret til dataportabilitet

Du har ret til at modtage de oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og til at få dem overført til en anden dataansvarlig.

Sådan bruger du dine rettigheder

Skriv til info@hairplant.dk eller til os i chatten i appen. Vi kan bede dig bekræfte din identitet, før vi udleverer eller sletter oplysninger. Vi besvarer din anmodning hurtigst muligt og senest inden for en måned. Er anmodningen særlig kompleks, kan fristen forlænges med op til to måneder. I så fald giver vi dig besked.

7. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Derefter sletter eller anonymiserer vi dem. Chats slettes automatisk, når fristen er udløbet.

Har vi brug for oplysningerne til at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, kan vi opbevare dem længere, så længe det er nødvendigt.

8. Hvordan kontakter du os eller Datatilsynet?

8a. Kontakt Hairplant

Har du spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på info@hairplant.dk, i chatten i appen eller med brev til Hairplant ApS, Siljangade 4, 2300 København S.

8b. Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Vi vil dog gerne have mulighed for at finde en løsning sammen med dig først.

Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

9. Ændringer af politikken

Vi udvikler løbende vores ydelser, og vi opdaterer derfor politikken, når vi ændrer den måde, vi behandler personoplysninger på. Ved væsentlige ændringer giver vi dig besked i appen eller på hjemmesiden, før ændringerne træder i kraft. Den til enhver tid gældende version findes på hairplant.dk.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at skrive til info@hairplant.dk.